预付账款

作为流动负债，预收账款不是用货币抵偿的，而是要求企业在短期内以某种商品、提供劳务或服务来抵偿。借方登记企业向供货商预付的货款，贷方登记企业收到所购物品应结转的预付货款，期末借方余额反映企业向供货单位预付而尚未发出货物的预付货款；本科目期末借方余额，反映企业预付的款项；期末如为贷方余额，反映企业尚未补付的款项。

预付账款属于会计要素中的资产，通俗点就是你暂存人家那的钱，如果没有买人家东西前，这钱还是你的，所以是资产。

一、账户设置

“预收账款”账户用于核算企业按照合同规定向购货单位预收的款项。“预收账款”账户下应按购货单位设置明细账，进行明细核算。预收账款情况不多的企业，也可以将预收的款项直接记入“应收账款”的贷方。

收到材料和专用发票时，全部货款为20000元，税金为3400元，应补付3400元。应编制会计分录如下：
借：物资采购20000
应交税金——应交增值税(进项税额)3400
贷：预付账款23400
借：预付账款3400
贷：银行存款3400

在预付货款业务不多的企业，也可以通过“应付账款”科目核算预付账款业务。企业在预付时借记“应付账款”科目，收到采购的商品后再予冲销。但是，在这种处理方法下，“应付账款”的某些明细账户可能会出现借方余额。在期末，应付账款明细账的借方余额应在资产负债表中列作资产项目，而各明细账的贷方余额才列为负债。

预付账款业务较多的企业，需要为每一个客户设置明细账，列明预付日期、采购商品的规格及数量、预付金额、到货日期及注销日期等。

企业的预付账款不得计提坏账准备。但是，如果有确凿的证据表明企业预付账款的性质已经发生改变，或者因供货单位破产、撤销等原因已经无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款，并按规定计提坏账准备。

一、审查企业预付账款内部控制制度

对预付账款内部控制制度检查时，应注意：
1）是否建立了明确的职责分工制度“预付账款”的总账和明细账户的登记应由不同的职员分别登记；现金收款员不得从事预付账款的记账工作。

2）预付账款的形式是否经过严格的审批，是否严格按照合同的规定执行。

3）是否建立了催收货款制度。企业发生的各种预付账款应当及时按照合同的规定清算、催收，对于长期未收回的预付账款，应查明原因，必要时可派人索要。

4）是否建立了坏账损失审批制度。企业发生的预付账款，如确实形成坏账损失，需经过必要的审批方可列作坏账损失入账。。

二、“预付账款”账户检查

对“预付账款”账户进行检查时，应注意以下几点：

1、查账人员在审阅“预付账款”账户或有关会计凭证时发现线索或疑点，再追踪查证
对于利用“预付账款”账户隐瞒主营业务收入的问题，在审阅会计资料，进行账证核对时可发现下列线索或疑点：

1）“预付账款”账户挂账；

2）该笔业务“预付账款”账户的摘要栏说明不真实或模糊不清；

3）该笔业务的会计凭证不真实、不合法，甚至只有记账凭证，没有原始凭证；

4）如果将截留的该笔收入作非法开支，也会造成证证、账证不符。

发现上述一个或几个线索、疑点后，可以进行进一步的审阅核对有关会计资料，调查询问有关人员，了解有关情况，从而查证问题。

2、由于预付款业务须以合法合同为基础，因此对每一笔预付款业务，看其是否有对应合同，查证合同上规定的预付款数额是否同预付款发生额相符。并要对购货合同的合法性、合理性进行查证，以确定是否在以虚假或不合理合同串通错弊，虚列预付账款的问题。

3、查阅预付账款总账与明细账，看其余额是否相符，还应注意明细账中相关摘要的叙述是否清晰，必要时可调阅相关记账凭证和原始凭证，以确定是否存在“预付账款”账户所反映的经济业务超出其核算范围的情况。

4、查证预付账款业务关联单位，确定是否存在虚假预付账款业务，以及预付账款余额是否正确。

5、查证购货入库记录，看有无重复付款或将同一笔已付清的账款在预付款和应付账款两个科目中同时挂账的情况。

6、查证“预付账款”明细账的账龄长短及相关的记账凭证、原始凭证。如果账龄过长、则有利用“预付账款”转移资金或进行其他舞弊行为的可能。

最后，问题查证后，应根据其具体情况作出恰当的调整。

三、预付账款坏账准备
企业的预付账款不得计提坏账准备。但是，如果有确凿的证据表明企业预付账款的性质已经发生改变，或者因供货单位破产、撤销等原因已经无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款，并按规定计提坏账准备。

预付账款要注意的问题

1、防止利用预付账款作为“中转站”

按规定，企业的预付款业务必须以有效合法的供应合同为基础，而实际工作中有的企业的预付款业务根本无对应的合同，而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥，为他人进行非法结算，将所得回扣或佣金据为已有；或利用该项业务转移资金，隐匿收入、私设“小金库”或私分。

如甲企业本与乙企业无任何业务往来，但甲企业的负责人与乙企业的财务主管有亲戚关系，于是，甲企业以收取一定“使用费”为条件，在审计人员的函证中证明该企业收到乙企业的预付款，给审计人员的工作制造了很大的障碍，使甲、乙两企业的会计核算失去了真实性。

2、防止利用预付账款作为“回收站”

在许多企业中，“预付账款”账户就发挥着“回收站”的作用，企业销售商品，不确认收入，而是暂时存放在“预付账款”账户中，作为预付款，日后，再作相反会计分录，视同退款。这样的后果就是企业可以偷逃收入、偷逃税金、隐匿收入。

四、将不属于预收账款核算的事项列入预收账款

如企业将本应记入“其他业务收入”、“营业外收入”科目的事项记入“预收账款”科目，从而达到逃避缴纳流转税和所得税的目的。检查时应审阅预收账款明细账贷方发生额，如果摘要记录不详，需通过账户记录找出该笔业务的记账凭证和原始凭证，看证证是否相符。

五、将应记入收入的直接交款提货业务记入预收账款

会计制度规定，交款提货销售在收到货款并将发票账单和提货单交给买方后确认收入。检查时对每笔预收账款明细账贷方发生额，应要求企业出具相应的合同，以核实发生预收账款的原因；并结合对企业发生预收账款时的发货业务，检查库存商品明细账或提货单，核实企业是否发生交款提货销售业务，有无将本应确认为收入的事项作为预收账款处理。

2、收到所购物品，根据发票帐单等列明的金额
借：材料采购等
贷：预付帐款

3、补付的货款
借：预付帐款
贷：银行存款

4、退回多付的货款
借：银行存款
贷：预付帐款

在日常会计核算中，该科目与税收有关联的事项较少，主要为预付购货款后在收到货物时可能涉及的对增值税进项税的处理，但由于对增值税进项税扣除的管理非常严格，所以，该事项出现偷税的可能性较低。但值得注意的是，正是由于该科目涉税事项较少，使得许多检查人员不重视对预付账款的检查，往往使该账户成为企业账内“飞过海”及隐匿利润的防空洞，本文介绍的案例就属于这方面的问题。

案例
某税务稽查组检查从事建筑安装的A公司，检查人员发现，A公司2007年的主营业务收入与其上年相比，不升反降，与规模相当的同行相比，差距拉大，这与全社会基建规模不断扩大的背景极不相称。检查人员还得知，A公司2005年工作总结反映实现的业务收入比上年度增长了30％，而且员工的年薪达到历史最高水平。这些都说明A公司与整个建筑行业一样得到同步发展，但为何其业务收入不升反降呢？

检查人员自然怀疑A公司隐匿了业务收入，但先后检查了预收及应付账款、其他应付款、银行存款等科目，均未见异常。检查人员又意识到可能存在挂靠大建安公司承接业务而隐瞒收入的问题，于是，从账面寻找与A公司有往来的大公司，终于在“预付账款──B公司”账户中发现隐藏着一大建安公司（C公司）。据该账户记载，A公司在2005年底预付2000万元至B公司购买钢材，钢材未购回，2007年下半年又由C公司分四次汇回2000万元冲平了该账户，但12月份，A公司又收到1100万元钢材，并作了借“原材料──钢材”、贷“预付账款──B公司”的账务处理，而凭证后未附钢材发票。面对这些异常情况，A公司财务经理解释说，A公司先代C公司预付给B公司2000万钢材款，并由其分四次归还。后收到的1100万元钢材，是A公司向B公司购买的，尚未开票结算。当检查人员索要其代C公司预付款的协议及利息结算情况时，财务经理说因两家老总是好友，未定协议也未收利息。问题果真如此简单？在检查组至B、C公司调查后终于真相大白。

原来，A公司仅具有“房屋建筑”三级资质，为了承接大型建筑工程，遂“挂靠”具有一级资质的C公司，并以C公司名义承接了B公司总造价为1.69亿元包工包料的一大楼工程，但需预付2000万元保证金（即A公司账面反映的购钢材款）。除预付保证金一事外，其他全部的收入、支出、往来等会计处理事项均在C公司账面反映，而且营业税已由C公司按规定交纳，C公司因出借资质获得2％手续费收入（出借资质属违法行为，本文姑且不论此问题）。扣除各类成本、费用及税金，该工程最终形成的1100万元利润，也由A公司用购买钢材的发票作为工程施工成本冲销，而所购钢材已由A公司验收入库。因此，A公司账面“预付账款──B公司”贷方余额1100万元实际上是隐藏的承接B公司工程转回的利润，钢材款根本无需再付。

上述行为违反了《中华人民共和国企业所得税暂行条例》及其实施细则和《中华人民共和国税收征收管理法》的有关规定，税务机关针对该企业的行为追缴了所偷企业所得税，并按规定加收了滞纳金，而且还对所偷税款给予了一倍罚款的处罚。

在上述案例中，表明预付账款账户也可以进行税收舞弊。A公司不仅利用预付账款账户以预付钢材款的名义完成了所隐瞒业务预付保证金的付出和回收，而且还将所隐瞒业务实现的利润藏匿其中，实现了账内“飞过海”，这种情况，值得引起高度重视。

二、加强企业预付账款管理的措施

以上列举了预付账款在企业实际核算中可能发生错误的几种形式，为了使企业提供的财务信息更加真实、可靠,规范预付账款的使用，必须对企业的预付账款加强管理。具体措施如下：

1）建立健全预付账款的相关制度

（1）建立健全预付账款管理责任制度。财务部门工程管理人员负责预付账款中的设备管理工作，材料核算人员负责预付账款中的材料借款管理工作，供应部门负责预付账款的清查催收工作。通过加强对预付账款的管理，加速资金周转，提高资金使用效益。

（2）建立预付账款的控制制度。发生预付款项时必须签订合同，合同经各有关部门会签后，上交一份财务部备查。同时为了节约货币资金的支出，供应部门应按照经部门主任、总会计师审批后的购货合同的规定，办理预付账款支付手续，严格控制各种预付款项的额度。未签订购货合同的业务不得发生预付账款，外委工程不准发生预付账款。

（3）建立预付账款台账管理制度。财务部门应与客户协商,要求客户建立预付账款台账,详细反映各客户预付账款的增减变动、余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况、预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等信息。对各种预付款项，应按照购货协议或合同的规定，按单位或个人名称、债务单位、个人或供应单位名称设置有关的明细账并详细记载。同时将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整的档案。

（4）建立健全预付账款清理责任制度。按照供货合同或提供劳务合同的协议，指定专人做好结算和催收工作，制定工作计划，按期定额回收，防止可能的意外和损失发生。供应部门经办人要按购货合同规定的时间组织交货,验收入库,并在7日内报销。如超过报销期限，每天按预付金额的千分之三收取经办人资金占用费。财务部门对所发生的预付账款如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质,或因供货单位破产、撤消等原因已无望再收回所购货物的，应将其转入其他应收款。

（5）建立财务人员培训制度。财务人员要不断接受继续教育,熟练系统地掌握会计理论知识和预付账款的运用，不做错账。

（6）建立单位负责人的责任制度。单位负责人应对本单位采购与预付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与预付款业务的真实性、合法性负责。

（7）建立预付账款和定金的授权标准制度，加强预付账款和定金的管理。

2）财务负责人和内部审计部门应定期对“预付账款”进行实质性测试

重点审查预付账款支付的正确性、时效性和合法性，获取或编制预付账款明细表，复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对，同时请单位协助,在预付账款明细表上标出截止检查日已收到货物并冲销预付账款的项目,抽查复核其真实性和正确性。应选择以下方法对预付账款进行分析性复核：将期末预付账款余额与上期期末余额进行比较，分析其波动原因；了解预付账款惯例以及收回货物的平均天数，并分析预付账款的账龄，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，是否将原计入预付账款的金额转入其他应收款并按企业的会计政策计提相应的坏账准备；计算预付账款与主营业务成本的比率，并与以前各期比较，分析异常变动的原因；将预付账款余额的增减幅度与主营业务成本的增减幅度比较，分析异常变动的原因；对大额异常项目进行调查。应检查预付账款是否存在贷方余额，如果有，应查明原因，必要时作重分类调整。应检查预付账款长期挂账的原因,企业购进的材料及劳务，一般都应及时结算，若长期未结,则需要审查是否因对方单位违反供货合同而发生纠纷导致双方正在交涉或诉讼中，或因对方单位变更等原因未来索要,使被查单位未曾付款或未能付款;还是虚账、假账以预付款转到外单位返还的回扣款、销售收入或其他收入。注意结合应付账款明细账查核是否有重复付款或将同一笔已付清的账款在“应付账款”和“预付账款”中同时挂账的情况。应检查企业是否将正常的主营业务收入、其他业务收入、营业外收入记入“预付账款”，截留各种收入,推迟纳税或达到偷税的目的；审阅“预付账款”明细账，从摘要、对应账户的记录中发现线索,再进一步查阅记账凭证和原始凭证等相关资料。应检查企业是否利用预付账款业务往来为他人进行非法结算以获取回扣或以此来转移资金、私设小金库；审查预付账款业务合同是否真实合法，有无以虚假或不合理合同串通舞弊,虚列预付账款；是否利用预付账款列支非法支出，查证预付账款明细账的账龄长短及相关的凭证，如账龄过长，则有利用“预付账款”转移资金或进行其他舞弊行为的可能。对长期未收到货物的预付账款，可向供货单位进行查询。应注意审查预付货款是否属于正常经济业务范围;检查购人的物资、材料等是否属于该单位正常需要;采购物资、材料是否已验收入库;有无为外单位套取物资、材料的行为(代他人采购往往隐藏非法倒卖、转移收入、贪污贿赂等违法违纪行为);关注是否存在关联方预付账款,若有,应通过了解关联交易事项的目的、价格和条件或检查采购合同确认该预付账款的合法性和合理性，通过向关联方函证确认交易的真实性。

结合应付账款明细账抽查入库记录，查核有无重复付款或将同一笔已付清的账款在预付账款和应付账款两个科目中同时挂账的情况。

分析预付账款明细账余额，对于出现贷方余额的项目，应查明原因，必要的建议进行重新分类调整。

对于用非记账本位币结算的预付账款，检查其采用的折算汇率和汇兑损益处理的正确性。

检查预付账款长期挂账的原因。

检查预付账款是否在资产负债表上恰当披露。如果被审计单位是上市公司，则其会计报表附注通常应披露预付账款账龄分析、欠款金额较大单位的名称、期末数额、欠款时间、欠款原因，以及持有5%（含5%）以上股份的股东单位账款等情况。

案例分析

案例一：注册会计师王明在对明光公司审计时，发现预付账款科目中有3年前预付给A公司购材料款2000万元和B公司采购工具款1000万元。注册会计师王明向明光公司索取供货合同及相关资料时，均未能提供，要求进行函证时也无法发函和回函。

案例二：注册会计师李成在对新兴公司预付账款项目审计时，发现其中有支付给C公司的在建工程款项400万元。

案例三：注册会计师陈刚在对万家乐公司预付账款项目审计时，发现预付账款和应付账款科目中均有D公司明细账户，预付账款科目有预付D公司货款200万元，应付账款科目中有应付D公司货款180万元。陈刚通过对被审计单位会计人员查询核实，确定应付D公司的货款应与预收账款进行冲销处理。

分析：根据现行会计制度的规定，注册会计师分别对明光公司、新兴公司和万家乐公司的上述预付账款会计事项提出以下审计意见：

1、经供需双方签订合同确定的供货数量、时间、预付账款比例等条款后，购货方才能付出款项，而且在一定供货期内，可以把预付账款大部分扣回。上述案例一的情况已属非正常情况，且数额较大，需要审计人员根据各方情况综合分析判断，以确定其性质，履行必要的审计程序。注册会计师可追加以下审计程序：
追溯查验汇出款项的原始凭证、授权等有关资料；

要求被审计单位提供书面材料，说明此款项的用途和未能清算的原因；

由审计人员第二次发出函证，获取肯定或否定的证明。

2、对于案例二的情况，注册会计应根据会计制度的规定，将应在“在建工程”或“预付工程款”科目中核算的在建工程款项从预付账款科目中转出，并提请被审计单位进行相应的账务调整处理。

3、案例三的情况在实务中比较普遍。主要是由于货物入库手续不全造成会计处理不及时，形成资产、负债双方虚增。注册会计师应提请被审计单位进行账务调整。

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一、本科目核算企业按照合同规定预付的款项。
     预付款项情况不多的，也可以不设置本科目，将预付的款项直接记入“应付账款”科目。
     企业进行在建工程预付的工程价款，也在本科目核算。
     企业（保险）从事保险业务预先支付的赔付款，可将本科目改为“1123 预付赔付款”科目，并按照保险人或受益人进行明细核算。
     二、本科目可按供货单位进行明细核算。
     三、预付账款的主要账务处理。
    （一）企业因购货而预付的款项，借记本科目，贷记“银行存款”
等科目。
    收到所购物资，按应计入购入物资成本的金额，借记“材料采购”
或“原材料”、“库存商品”等科目，按应支付的金额，贷记本科目。补付的款项，借记本科目，贷记“银行存款”等科目；退回多付的款项做相反的会计分录。涉及增值税进项税额的，还应进行相应的处理。
    （二）企业进行在建工程预付的工程价款，借记本科目，贷记“银行存款”等科目。按工程进度结算工程价款，借记“在建工程”科目，贷记本科目、“银行存款”等科目。
  （三）企业（保险）预付的赔付款，借记本科目，贷记“银行存款”等科目。转销预付的赔付款，借记“赔付支出”、“应付分保账款”等科目，贷记本科目。
    四、本科目期末借方余额，反映企业预付的款项；期末如为贷方余额，反映企业尚未补付的款项。 ^[1]