知识管理
(KM,KnowledgeManagement)是网络新经济时代的新兴管理思潮与方法,管理学者彼得·杜拉克早在一九六五年即预言:“知识将取代土地、劳动、资本与机器设备,成为最重要的生产因素。”受到1990年代的资讯化蓬勃发展,知识管理的观念结合网际网络建构入口网站、资料库以及应用电脑软件系统等工具,成为企业累积知识财富,创造更多竞争力的新世纪利器。
知识管理在知识资产管理、学习型组织、人力资源管理和信息化四个方面进行深化和突破。知识管理是企业在面对非连续的变化所致之重大变革之际,所建立的一个包含了将资料、资讯技术与整个组织流程、企业精神等加以整合之过程及成果,其中包含了全体员工的创新力和创造力。
作为一个新生事物,知识管理虽已经被学术界所接受,但目前尚未形成一个能为人们普遍认可的定义。
卡尔·费拉保罗认为“知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力,是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径”。
马斯 (Masie) 认为,知识管理是一个系统地发现、选择、组织、过滤和表述信息的过程,目的是改善雇员对待特定问题的理解。
UanLeI L·ULeary 认为,“知识管理是将组织可得到各种来源的信息转化为知识,并将知识与人联系起来的过程。知识管理是对知识进行正式的管理,以便于知识的产生、获取和重新利用” 。
在信息时代里,知识已成为最主要的财富来源,而知识工作者就是最有生命力的资产,组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理。知识管理将使组织和个人具有更强的竞争实力,并做出更好地决策。在2000年的里斯本欧洲理事会上,知识管理更是被上升到战略的层次:“欧洲将用更好的工作和社会凝聚力推动经济发展,在2010年成为全球最具竞争力和最具活力的知识经济实体。”
知识管理诞生于知识经济逐渐兴起,信息技术飞速发展,商业竞争日益加剧的环境中。知识管理与信息技术密不可分,共同构建企业商务智能,并成为企业核心竞争力的源泉。
知识管理是信息管理的进一步发展。第一代信息化管理的是数据;第二代信息化管理的是信息;而知识管理将信息化推进到第三阶段,第三代信息化管理的对象是知识。
烽火猎聘资深顾问认为知识管理的基本精神即是将知识分享(Knowledge Sharing),透过知识的分享,促使整个企业个人得以进步。
知识管理(Knowledge Management )可以定义为资料收集、组织内知识的分享与共用、与管理资讯系统(MIS)、流程管理及学习经验等的整合。知识管理主要应用在解决突然发生的状况及渐渐加快的趋势。
要进行知识管理必须明确知识的含义。知识有四种表现形式:(1)知道是什么的知识(Know-What)-理解性知识(2)知道为什么的知识(Know-Why)-推理性知识(3)知道是谁的知识(Know-Who)-管理性知识:(4)知道怎样做的知识(know-how)-技术性知识。
知识管理并不应被狭义地看待。它涉及了许多的相关研究领域。诸如它可以和学习、创新、教育、记忆、文化、人力资源管理、心理科学、脑科学、管理科学、信息科学、信息技术、图书馆学和情报学等联系在一起。它并不单纯是一种管理理论,而是涉及到从技术到管理再到哲学的多个层面。因此,通过任何一个简单的框架或模型,也许能理解知识管理的基本涵义,但是却远远不能涵盖其全部意义,而且也无此必要。随着时代的发展开始使用知识管理软件是对知识进行信息化处理。以佳盟个人信息管理软件为例,知识管理软件是通过软件对知识进行系统、全面、分类的管理,以便查找和使用。
把知识积累起来!
构建企业知识库,对纷杂的知识内容(方案、策划、制度等)和格式(图片、word、excel、ppt、pdf等)分门别类管理。
充分发动每个部门、员工,贡献自己所掌握的企业知识,积少成多,聚沙成塔。
把知识管理起来!
创建企业知识地图,清晰了解企业知识分布状况,提供管理决策依据。
构建知识权限体系,对不同角色的员工开放不同级别的知识库,保证企业知识安全。
注重版本管理,文件资料从初稿到最后一版,均有版本记录保存并可查。
把知识应用起来!
让知识查询调用更加简单,充分利用知识成果,提供工作效率,减少重复劳动。
依据知识库构建各部门各岗位的学习培训计划,随时自我充电 ,成为“学习型团队”。
提供知识问答模式,将一些知识库中缺少的经验性知识,从员工头脑中挖掘出来。
支持异地协同,通过互联网获取知识库内容,为异地办公提供知识支持。
做知识管理像做运动一样,今天明天没有差别,但是几个月下来就会有很大的差异;
今天不做,明天没有关系,但是设想1年之后会有多大变化。
所以,知识管理是一个你一旦意识到,就应该马上启动的工作。它绝对不是一个重要而不紧急的工作种类。
◎知识的生命周期
获取:收集有可能形成知识的数据、信息等素材;
审核:对初步的知识进行评估、判断、审核与完善,形成正式的、可发布的知识;
发布:通过各种渠道把知识发布出去;
利用:知识被其他人访问并在组织的日常运作中利用;
更新:知识在使用过程中不断得以改进、补充完善和更新;
淘汰:过时的知识被逐渐淘汰。
【什么是知识】
知识是用于生产的信息(有意义的信息)。--1998年,世界银行《1998年世界发展报告-知识促进发展》
【知识的特性】
知识具有以下四个特性,也正是由于这些特性使知识难于被管理:
1. 惊人的可有多次利用率和不断上升的回报。
2. 散乱、遗漏和更新需要。
3. 不确定的价值。
4. 不确定的利益分成。
【知识的分类】
?? ? ? 隐性知识 (Tacit Knowledge) 隐性知识是高度个性化而且难于格式化的知识,主观的理解、直觉和预感都属于这一类。
显性知识 (Explicit Knowledge) 显性知识是能用文字和数字表达出来,容易以硬数据的形式交流和共享,比如编辑整理的程序或者普遍原则。
步骤
第一步:认知
认知是企业实施知识管理的第一步,主要任务是统一企业对知识管理的认知,梳理知识管理对企业管理的意义,评估企业的知识管理现状。帮助企业认识是否需要知识管理,并确定知识管理实施的正确方向。主要工作包括:全面完整的认识知识管理,对企业中高层进行知识管理认知培训,特别是让企业高层认识知识管理;利用知识管理成熟度模型等评价工具多方位评估企业知识管理现状及通过调研分析企业管理的主要问题;评估知识管理为企业带来的长、短期效果;从而为是否推进知识管理实践提供决策支持;制定知识管理战略和推进方向等。
第二步:规划
知识管理的推进是一套系统工程,在充分认知企业需求的基础上,详细规划也是确保知识管理实施效果的重要环节。这个环节主要是通过对知识管理现状、知识类型的详细分析,并结合业务流程等多角度,进行知识管理规划。在规划中,切记知识管理只是过程,而不能为了知识管理而进行知识管理,把知识管理充分溶入企业管理之中,才能充分发挥知识管理的实施效果。主要工作包括:从战略、业务流程及岗位来进行知识管理规划;企业管理现状与知识管理发展的真实性分析;制订知识管理相关战略目标和实施策略,并对流程进行合理化改造;知识管理落地的需求分析及规划;在企业全面建立知识管理的理论基础。第三步:试点
此阶段是第二阶段的延续和实践,按照规划选取适当的部门和流程依照规划基础进行知识管理实践。并从短期效果来评估知识管理规划,同时结合试点中出现的问题进行修正。主要工作内容:每个企业都有不同的业务体系,包括:生产、研发、销售等,各不同业务体系的任务特性均不相同,其完成任务所需要的知识亦有不同,因此需要根据不同业务体系的任务特性和知识应用特点,拟订最合适、成本最低的知识管理方法,这称为知识管理模式分析KMPA。另外,考虑到一种业务体系下有多方面的知识,如何识别关键知识,并判断关键知识的现状,进而在KM模式的指导下采取有针对性的提升行为,这可以称为知识管理策略规划KSP。所以,此阶段的重点是结合企业业务模式进行知识体系梳理,并对知识梳理结果进行分析,以确定知识管理具体策略和提升行为。本阶段是知识管理从战略规划到落地实施的阶段,根据对企业试点部门的知识管理现状、需求和提升计划的分析,应该考虑引入支撑知识管理落地的知识管理IT系统。根据前几个阶段的规划和分析,选择适合企业现状的IT落地方法,如带知识管理功能的办公协同系统、知识管理系统、知识门户落地等等。可以说,本阶段在知识管理系统实施中难度最大,需要建立强有力的项目保障团队,做好业务部门、咨询公司、系统开发商等多方面协调工作。第四步:推广和支持
在试点阶段不断修正知识管理规划的基础上,知识管理将大规模在企业推广,以全面实现其价值。推广内容:知识管理试点部门的实践,在企业中其他部门的复制;知识管理全面的溶入企业业务流程和价值链;知识管理制度初步建立;知识管理系统的全面运用;实现社区,学习型组织、头脑风暴等知识管理提升计划的全面运行,并将其制度化。 难点:对全面推广造成的混乱进行控制和对知识管理实施全局的把握;知识管理融入业务流程和日常工作;文化、管理、技术的协调发展;知识管理对战略目标的支持;对诸如思想观念转变等人为因素的控制以及利益再分配;建立知识管理的有效激励机制和绩效体系。第五步:制度化
制度化阶段既是知识管理项目实施的结束,又是企业知识管理的一个新开端,同时也是一个自我完善的过程。要完成这一阶段,企业必须重新定义战略,并进行组织构架及业务流程的重组,准确评估知识管理在企业中实现的价值。
● 实施层面。一般来讲,知识管理项目的实施,包括管理咨询阶段和信息系统实施阶段。具体来说,分为以下四个阶段:知识管理战略规划阶段、知识管理业务规划阶段、知识管理系统实施阶段以及知识管理评估与改进阶段。
●保障层面。在知识管理项目实施方法论的第三个层面是保障层面。如认知方面的保障,即利用各种途径,包括各种媒体、研讨会、案例访谈和各种教育培训的机会对企业各个层面的相关人员进行理念、方法、技能的宣导与培训。而贯穿始终的项目管理是知识管理项目成功的保证,有效的变革管理则将会大大促进知识共享文化的形成。
这个过程是从隐性知识到隐性知识,这是在个人间分享隐性知识,在这一阶段,技术几乎不起任何作用。
(二)由内隐到外显的外化(Externalization)
这个过程是从隐性知识到显性知识,开发必要的环境和条件使人们头脑中的隐性知识转换为可编码的显性知识。
(三)由外显到外显的结合(Combination)
这个过程是指将目前人们尚没有组织的知识内容总结起来,以实现资源共享。
(四)由外显到内隐的内化(Internalization)。
知识是一种资产,但其有效管理需要投入其他资产。许多特定的知识管理活动需要投入金钱或劳动力,这些活动包括:知识获得,即创建文件并把文件输入电脑系统;通过编选、组合和整理,给知识增添价值;开发知识分类方法,并标示对知识的新贡献的特点;发展信息技术基础,实行知识分配;就知识的创造、分享和利用对雇员进行教育。虽然很少有公司计算知识管理的成本,但仍有一些定量估计。巴克曼实验公司的巴克曼(R.Buckman)估计,他的公司将其收入的7%用于知识管理。
《商业周刊》在最近一篇有关人工智能的文章的标题中宣布,"能思考的电脑几乎已出现……能象人类一样进行推理的人工智能的最终目标已近在咫尺。"对管理人员和专业技术人员来说,阅读1995年的这条大标题可能产生一种似曾相识的体会,自50年代以来,他们就听说了基于机器的知识。但事实是,希望有效地管理知识的公司今天需要大量人力。
(三)知识管理的高度政治性
"知识即权力"并非秘密,因此,不应使任何人感到惊讶的是,知识管理是项高度政治性的任务。既然知识与权力、金钱和成功有关,那么,知识也与游说、阴谋和密室交易有关。如果围绕知识管理的倡议没有政治活动,这清楚地表明,没有什么有价值的东西正在发生。
诸如劳动力的资金等关键的企业资源具有专用于知识管理的实际的组织职能。在公司内的某个群体对知识管理工作负起明确的责任之前,知识不可能行到良好管理。在这种群体可能发行的任务中,有收集知识并为知识分类,建立面向知识的技术基础,并监督知识和利用。知识管理职能可能在组织内部引起怨恨和忧虑,如果该组织致力于收集和控制所有知识。这种组织的目标应该只是帮助其他人对知识的创造、分配和利用。而且,知识管理者自身不应该通过其言语或行动暗示,他们比其他任何人更"有知识".事实上,惠普公司的一个知识管人员认为,这种角色最重要的资格是"无私".
五)知识管理受益于实事求是而不是生搬硬套,受益于市场而不是等级体系如果知识管理为知识创造一种将支配知识的收集和分类的等级体系模式或结构,这是诱惑人的。但是,大数境况较好的组织听任知识市场运作,只是提供和反映其客户看来需要的知识。听任市场运作意味着知识管理者尝试使知识变得尽可能地吸引人和可理解,接着观察需要使用哪些具体条件,才能获得哪些知识。例如,明尼阿波得斯的特乐特克公司管理着一个由外部专家组成的知识网络,在该公司,需要专家指点的客户不太可能始终使用与专家们在描述其工作时借用的同样的术语。
(六)分享和利用知识往往是不自然的行为
如果我的知识是一种宝贵的资源,为什么我应该与人分享?如果我的职位创造知识,为什么我应该利用你的而不是我的知识,从而将我的职位置于风险之中?如果知识得不到分享或利用,我们有时会感到惊讶,但我们可能较为自在,因为知识管理者认为,隐藏我们的知识并疑惑地看待来自他人的知识,这是天生的倾向。使我们的知识进入某个系统以及从他人那儿寻找知识不仅是凶险的,而且也是艰难的,努力一一因此,为了承担这种工作,我们必须具有高涨的积极性。
(七)知识管理意味着改进知识利用过程
处理和改进一般的知识管理过程是重要的,但短短在为数不多的特定知识动作过程中得以产生并得到的利用和分享的。这些特定过程因公司和行业的不同而不同,但它们包括市场研究、产品设计和开发、甚至诸如定价等与交易更有关的过程。如果在知识管理中能出现实际的改进,这种改进必定出现在这些关键的经营过程中。
(八)知识使用刚刚开始
如果知识作用已很充分,那么,美国的图书馆外面将排起长队。作用是重要的,但成功的知识管理还需要关注和参与。有人说,关注是信息时代的通货。为了使知识消费者关心知识,他们必须成为不仅是消极的接受者。通过向他人总结和报告知识,通过基于知识使用的角色扮演和游戏,以及通过与知识提供者保持密切的相互关系而获得知识,能够实现更主动的关注知识。
(九)知识管理永无穷尽
?知识管理者可能觉得,只要他们能够有控制地获得其组织的知识,他们的工作就完成了。然而,知识管理的任务是永无穷尽的。与人力资源管理或金融管理一样,永远不可能有知识得到充分管理的时候。知识管理永无穷尽的一个原因是,所需知识的类型始终在发生变化。新的技术、管理方式、规则问题和消费者关心的事层出不穷。公司不断改变其策略、组织结构、以及产品和服务的重点。新的管理人员和专业技术人员对知识有新的需要。
???? 尚不清楚的是,在大多数组织中,是谁目前拥有或曾经拥有雇员的知识的使用权。雇员的知识是否能被拥有或租用?雇员头脑中的所有知识是否都是雇主的财产?文件柜或者电脑驱动器中的知识又如何?当顾问们提供咨询时,他们的知识属于谁?外请的雇员情况又如何?具有处理这些问题的政策的公司寥寥无几。
原因竞争
市场竞争越来越激烈,创新的速度加快,所以企业必须不断获得新知识,并利用知识为企业和社会创造价值;
工作流动性
雇员的流动性加快,雇员倾向于提前退休,如果企业不能很好地管理其所获得的知识,企业有失去其知识基础的风险;
环境不确定性
环境的不确定性表现在由于竞争而导致的不确定性和由于模糊性而带来的不确定性,在动态的不确定环境下,技术更新速度加快,学习已成为企业得以生存的根本保证,组织成员获取知识和使用知识的能力成为组织的核心技能,知识已成为企业获取竞争优势的基础,成为企业重要的稀缺资产;
全球化的影响
全球化经营要求企业具有交流沟通能力以及知识获取、知识创造与知识转换的能力。知识创造、知识获取和知识转换依赖于企业的学习能力,学习是企业加强竞争优势和核心竞争力的关键。
可以从以下几个方面评估知识管理的实施效果:
1.人力资本培训费用组织学习员工忠诚度管理经验2.创新资本研发费用从事创新的员工比率产品更新知识产权3.客户资本满意度服务质量合作的时间重复购买销售额4.知识识别阶段知识库中联系的数目知识库中主题的数目点击率生产力5.知识诱导阶段来自于知识库的新需求可达到的相关资源6.知识分发阶段推的方式分发拉的方式分发7.知识利用阶段知识聚集活动中的系统利用率用户满意度知识利用过程中产生的商业机会
和内容管理关系
知识管理和内容管理究竟是什么关系呢?它们有什么样的区别和联系呢?我想我们有必要对两者作一个比较。让企业对二者有个清楚的认识,帮助企业选择到底是该知识管理还是内容管理,以及什么时候实施知识管理和内容管理。
知识管理
针对知识管理和内容管理的具体概念,纵说纷纭。我们没有必要拘泥于知识管理和内容管理的概念到底是什么,但是从知识管理和内容管理关注的对象上还是可以看出它们的不同(如图一所示)。知识管理关注的是对企业内外部的显性、隐性知识的管理,显性知识包括内外部的研究报告、标准规范、程序文档和数据等;而隐性知识包括隐藏在人的大脑中的经验,和隐含在企业业务中还没有被发现的知识或经验。内容管理中的"内容"实质上就是任何类型的数字信息的结合体,可以是文本、图形图象、Web页面、业务文档、数据库表单、视频、声音文件等。从这点上看内容管理主要是对显性知识的管理。同时知识管理还存在对知识活动的管理,即知识沉淀、共享、应用学习、创新等环节的管理,由此就会延伸到对人的知识行为的管理--管理制度、企业文化等方面。而内容管理只是针对静态的显性知识的一种管理,将分散混乱的数据、信息转化成有组织的内容和知识,实现知识的关联化。
实践主体
从目前知识管理和内容管理实践的企业或机构来说,它们还是存在很大的差异性。在内容管理领域,目前主要是政府、媒体、事业单位等,就实施的内容而言主要还是网站内容的管理;而知识管理主要还是面对企业,在寻求与企业现有管理架构,IT应用系统结合方面实现企业价值增值,在具体实施方面重点关注企业知识的梳理,知识和人的关联,人与人的关联以及和企业业务的融合。
过程目的
3、过程目的--必然的融合
根据IDC研究报告指出,知识管理是未来企业提高工作效率和增加竞争力的关键。作为其不可或缺的核心基础--企业内容管理方案,便成为业界炙手可热的新议题。从上面的分析也可以看出,内容管理和知识管理并不是独立存在的,内容管理的目的还是为了达到知识管理,内容管理和知识管理好比一个是过程,一个是目的。在目前,内容管理和知识管理在各自关注的领域独立发展是有好处的,随着发展的深入,必然交叉融合,最后内容管理就会真正成为知识管理的一部分。
实际应用
知识管理应用化的活动。从这个概念上来讲,很明确,知识管理不是项目,因此也就不能按照项目管理的组织和运作方式来进行管理。但这并不是说项目管理的思想和方法不能运用在知识管理中,随着项目管理的意义被更多的人所认可,项目管理中的一些思想也已经慢慢演变为普遍适用的管理理念,这些思想也同样适用于知识管理。
知识管理的目标,我们可以列举很多,比如在合适的时间把合适的知识传递给合适的人,提高组织的竞争力,促进组织创新,保护组织的知识资产,避免知识随着人才的流失而流失,获取更多的商业利益等等。当你的组织确定要实施KM的时候,可能是为了获得前面罗列的这些好处的全部或者某一部分,但是它们却不能作为指导具体知识管理实践活动的目标。因为前面所有的这些说法,都不符合项目管理中目标的SMART原则,就是
S-Specific明确的陈述
M-Measurable可以衡量的结果
A-Attainable可以达成的目标
R-Realistic合理,实在或者说是能和实际工作相结合
T-Trackable可以跟踪的
什么样的知识管理目标才符合SMART原则呢?例如提高组织竞争力,可以按照明确和可衡量的原则具体化为市场占有率,用户认可率,利润的提高等等。但是这些指标是受多种因素影响的,并不能准确确定哪些是由知识管理带来的,而且这一目标对知识管理实践活动的针对性和指导性也不强,不符合R和T的原则,因此它不是一个理想的目标。著名企管专家谭小芳表示,知识管理作为一种管理理念,需要通过具体的活动来落实,理想的目标也应该是和具体的活动想结合的。就象一个人说自己经常参加体育活动,他可能是经常去健身房,也可能是经常跑步或者游泳打球等等。不管他干什么,他的体育活动一定是通过某项特定的活动体现出来的。他参加体育活动是为了身体健康,但是健康却不是一个好的目标,用身体健康来指导自己锻炼的人多数情况下可能会流于形式,真正的目标必须和具体的活动结合,比如每天坚持健身30分钟,跑步5000米等。知识管理也是这样,讨论研究的时候可以说知识管理如何如何,到了真正要实施的时候,就不能只是谈谈文化、理念什么的了,必须落实到具体确定的活动上,如IBM有e-workplace、HP有connex、HP中国有读书会(虽然近期高建华的离职使读书会的作用受到了一些质疑)、西门子有shareNet、埃森哲有KnowledgeXchange等等。符合SMART原则的知识管理目标也应该和具体的活动相结合,针对具体的活动来设定,前面我们罗列的目标其实更适合作为Vision而不是目标。因此,一个组织开始实施知识管理的过程可以是这样的,定义自己的Vision,就是你最希望通过知识管理解决的问题;选择合适的适合自身情况的一种或几种具体活动;为这些活动制定一个符合SMART原则的目标;然后开始PDCA的过程,就是计划、执行、检查、行动。
企业战略项目管理是项目管理的新理念,它是服务于企业战略的项目管理方法,并要求企业从高层到基层每位员工的参与,在全方位的项目管理信息系统支持下,利用系统思维方法去解决企业范围内的项目管理问题,使企业战略项目管理的理念、方法等融人到企业文化之中。
实践背景
从实践角度看,目前中国大多数企业的项目管理现状不容乐观,在对诸多企业的实地调查发现,中国企业现在的项目管理活动具有以下特点:没有专门的人员或机构进行企业项目管理活动,每个人或部门往往是针对自己工作中的任务(项目)独立地采取一定对策,缺乏系统性、全局性。著名企管专家谭小芳表示,更有一些企业及部门根本就没有项目及项目管理的概念及意识;企业中的项目管理基本上是一种被动式管理,常见现象是临时性、一次性的应付活动;企业中项目管理活动往往是瞬时或间断性的,事后则无相应的总结积累;缺乏系统、科学的企业整体发展战略层面的项目管理理论方法指导。因此,相对于项目管理生命周期模块、职能领域模块以及方法与工具模块,作为项目管理公用知识模块重要内容的企业项目管理在我国的发展尚处于起步阶段,是我国项目管理研究的薄弱环节,同时又是急待加强的环节。
而实践中西方几乎所有的大企业都有专门从事项目管理的部门及项目管理者,且中小企业也通过不同形式与项目管理咨询公司或专家合作对本企业的项目加以管理。如Flnorz公司董事长在总结自己20年来在项目环境中运行的体会时指出:“当项目经理拥有最大的权利和责任时,任务团队概念是实现项目目标的最有效方法;尽管Fluorz公司建立了基本的项目管理原则,但它并没有设计出单一的标准项目组织和项目程序来很好地应用于更多的项目。”至上世纪末期,美国众多企业最终认识到战略管理和项目管理两者之间的关系以及他们的重要性,从单纯强调战略制定转为制定和实施并重,认识到项目管理原则既可应用到运作性计划实施当中,也可应用到战略计划的实施当中。这些实践活动使他们认识到企业项目管理不应孤立地进行若干个独立项目的管理,企业项目管理活动的有效性都要从企业整体角度来衡量,企业正日益强烈地意识到从系统角度进行战略项目管理活动的重要性。
理论背景
从理论角度研究,尽管广义上讲人类的历史也可以说是项目管理的历史,然而真正提出“项目”一词并对之进行研究也不过开始于上世纪四、五十年代。美国“曼哈顿计划”中实施项目管理取得的巨大成功,引起了理论界的广泛关注,此后对项目管理的研究逐步趋向系统化、专门化,并使项目管理最终成为企业管理中一门独立的学科,并广泛应用于IT、金融、服务以及工程等诸多行业。项目管理在思维方式、运作方法和管理模式上最大限度地利用了组织的内部和外部资源,从根本上改善了管理人员的工作流程,并使运营效率得到大幅度提升。虽然项目管理至今已有许多成熟理论成果,但在高度不确定环境下的企业项目管理方面,国外的研究也不过是20余年的历史。
自20世纪80年代开始,随着项目管理理论在西方发达国家取得突破,其应用范围也越来越广泛,从传统的“工程项目”扩展到各行各业广泛的“一次性任务”。虽然当时“一次性任务”成为项目管理的对象,但它与长期性组织(是区别于“项目”的临时性组织而言的,如企业或政府部门)之间存在着不协调的因素,由于对“单个项目”的项目管理方法所关注的重点是该“单个项目”自身目标的实现,因而在同一组织背景下开展多个项目的时候就不可避免各种冲突的发生。各个“单个项目”追求自身目标的实现,结果可能是部分“单个项目”的目标虽然实现了,而整个长期性组织的目标却未能实现;甚或连“单个项目”的自身目标都由于各个项目间的相互牵制而无法实现。著名企管专家谭小芳表示,可见缺乏项目管理运作平台的长期性组织,无法有效实施项目管理,项目管理生存的要求呼唤企业项目管理的出现。但长期性组织对要对项目管理提供支持,需要建立一套与项目管理相适应的组织管理体系,以使长期性组织能够提供项目管理所要求的“临时性”和“柔性”需求,这就要求在企业范围内提供项目管理的有效实施平台。企业项目管理就是伴随着项目管理在长期性组织(如企业或政府部门等)中的广泛应用而逐步形成的一种以长期性组织为对象的管理方法和模式。
企业项目管理早期的概念是基于项目型公司而提出来的,是指“管理整个企业范围内的项目”,即着眼于企业层次总体战略目标的实现对企业中的诸多项目实施管理。如Microsoft研究人员提出了EPM解决方案,特别为企业集中管理和分享项目信息而设计。该解决方案可实现三类目标:内部标准化的项目与资源信息集中储存,以实现高效的项目信息分享、分析与管理;决策层可利用它获得关于全公司的活动及相应状态的宽广视图,从而进行项目组合分析和风险管理并做出合理的运营决策;项目经理和项目组成员以及项目合作伙伴可以通过基于Web的协作界面创建项目计划并对项目进行跟踪、报告、分析和控制。
随着外部环境的发展变化,项目管理方法在长期性组织中的广泛应用已不局限于传统的“项目型公司”,传统的生产运作型企业及政府部门等非企业型组织中也广泛地实施项目管理。随着国际项目管理研究对企业项目管理研究的越来越重视,企业项目管理逐渐形成自己的体系,即包括“multiprojectmanagement”、“portfoliomanagement”、“programmanagement”三个子系统。至此,企业项目管理已成为一种长期性组织(不局限于企业组织)管理方式地代名词。企业项目管理的实质逐渐显示为一种以“项目”为中心的长期性组织管理方式,其主导思想是“按项目进行管理”(managementbyproject),其核心是基于项目管理的组织管理体系,它使长期性组织的管理由面向“职能”、面向“过程”的管理转变为面向“对象”的管理,成为国际项目管理研究的一个重要领域。
知识管理应用2002年6月在德国柏林IPMA全球会议上,企业项目管理(EPM)更作为会议六大研讨主题之一。英国、澳大利亚、奥地利、德国、西班牙等地的项目管理专家分别就multiprojectmanagement和portfoliomanagement领域的研究进行了交流,充分显示企业项目管理作为国际项目管理研究重要领域的地位。
因此,迄今为止理论界运用多学科如系统工程、技术经济分析、模糊数学、控制论、计算机科学、心理学等自然科学和社会科学理论知识,已经提出了较为系统的项目计划、进度和控制的理论方法,然而系统的项目管理理论还集中在项目层面,针对具体项目的孤立分析及采取应对策略。但学者们也从不同角度开始了对企业不同层面项目的“集成管理”研究,提出了项目成组管理等理论,并在IT行业进行了有益的探索,逐步发展着企业层面的项目管理理论。对“基于战略视角”企业项目管理模式的研究尚未提出相应的系统集成理论方法。也就是说,在企业项目管理迅猛发展的背景下,恰恰对于企业战略项目管理的研究颇为缺乏,迫切需要科学的理论方法指导该模式下的项目管理活动。