盘存法
1)直接盘存法,指查账人员在实施查账时,通过亲自盘点有关财物来证实与账面记录是否相符的一种盘存方法。
2)监督盘存法,指在盘点有关财物时,查账人员不亲自盘点,而通过对有关盘点手续的观察和在场的监督,来证实有无问题的一种盘存法。也有将这种盘存方法列入观察法范畴的。在查账过程中,多数采用监督盘存法。由于财产物资方面极易贪污,也极易弄虚作假和舞弊,而财产的所有者都很关心授权经管人员经管的财产是否完整,因此,确定财产物资的实有情况,就成了查账的重要内容。
2、根据盘点的范围大小,盘存法还可分为全面盘存法和抽样盘存法。
1)全面盘存法是对列入检查范围的所有财产物资进行全面、彻底的盘点方法。
2)抽样盘存法是在列入检查范围的各种物资中,抽取一部分价值较大、收发频繁、容易流失的物资进行盘点方法。运用盘存法对货币、物资进行盘点查证,可以验证被查单位各项资产的真实性和会计记录的真实正确性,有助于发现贪污盗窃、投机倒把等非法行为,也有助于为评价被查单位的内部管理制度及经济效益情况提供依据。
1、确定需要盘点的财物并予以封存。被查单位的财物种类繁多,全面盘点不大可能,且也无必要,因此,应根据查账目标和应审查项目的具体情况,来确定需要盘点的重点。一般可按如下标准来衡量:
1)是否未盘点过?
2)账面反映存量是否合理?
3)在成本中所占比重是否过大?
4)该物品是否属紧俏贵重物品?
5)该物品是否为日常生活必需?
6)该物品以往是否发生过舞弊问题?
若上述问题都是肯定的,则应该成为盘点的重点。
在应盘点的财物确定好以后,若不能立即同时盘点,且又难保证不让被查单位知道情况时,则应交需要盘点的物资予以封存,贴上封条后将钥匙交财物经管人保管。
2、调查了解有关财物的收发保管制度,并对各项制度控制功能的发挥情况做出评估,找出控制的薄弱环节,明确重点。
3、确定参加盘点的人员。在盘点成员中,至少要有两名查账人员,一名财务负责人和一名实物保管人,同时,还应有必要的工作人员。
4、结出盘点日的账面应存数,即通过审阅、复核、核对,将账面记录和计算错误予以消除。
5、准备记录表格,检查度量器具。对于有关用来盘点的度量器具,一定要经过检查,以防弄虚作假而使盘点结果失真。
6、选择恰当的盘点时间。盘点时间的选择,一般以不影响工作正常进行为准,宜选择在每天的业务终了后,或是业务开始前。
准备就绪,应立即着手进行盘点,对于一般的财物盘点,查账人员主要在场监督,看看工作人员是否办理了应该办理的手续,同时,注意观察有关物品的质量;对于特别重要的财物盘点,查账人员除了监督、观察外,还应进行重点,如现金的盘点、其他有价证券的盘点、贵重物品的盘点等。
盘点完毕,应将其盘点所获的实际情况,如实地填在事先准备好的表格上。
确定盘点结果
通过盘点获得的结果,再与账存进行比较,就能知道账实之间是否相符,以及不符的差距若不相符,则到底存在什么问题,还要运用其他方法进一步检查落实。
盘点结果确定以后,应由所有在场人员(尤其是实物保管人、财务负责人及查账人员)在盘点表上签名,以明确责任。
盘存法主要用于各种实物的检查,如现金、有价证券、材料、库存商品、在产品、低值易耗品、包装物、固定资产等。
在具体运用盘存法时,应特别注意以下几点:
1、实物盘存一般采取预告检查,如有需要也可采取突击检查方式,如果实物存放分散,应同时盘点。若不能同时盘点,对未盘点实物的保管,应在查账人员的监督下进行。
2、不能只清点实物数量,还应注意实物的所有权、质量等。
3、任何性质的白条,都不能用来充抵库存实物。
4、在确定盘点小组的入选时,不能完全听从被查单位的意见,以防串通合谋舞弊。
5、确定盘点结果,不要轻易作结论,尤其是涉及到个人的问题,更应谨慎从事。
6、若遇有检查日与结账日之间不一致时,应进行必要高速高速时,可分别按以下公式进行:
结账日账面应存数=盘点日账面应存数+盘点日与结账日之间的发出数-盘点日与结账日之间的收入数
结账日实存数=盘点日实存数+盘点日与结账日之间发出数-盘点日与结账日之间收入数
注意,第一公式中的盘点日账面应存数,是在盘点准备阶段确定的,一般认为无核算错误的账面存数,而不是被查单位提供的盘点日账余额:两公式中两个调整项,数据相同,但无论是期间的付出也好,还是期间的收入也好,若要用来调整,则必须经过查账人员的审核,只有认为正确无误时,才能用来调整。
突击盘点的效果有时是预告盘点无法比拟的,突击使被查单位的有关保管人员和财会人员事先无法“布防”,尚来不及填补便置于检查之下;因为有些财产物资造假、对付盘点检查十分容易,只需几分钟即可完成,如对付现金盘点,财务部门可以从本部门财会人员口袋里凑出足够的现金垫入金库,而查账人员对此难以辨识;企业也还可以将其财产物资从一处迅速移动到另一处,以应付检查;所以实施突击的盘点能取得攻其不备的效果,为保证这一效果对同类物资的盘点应实施同步检查,对不能同步盘点的,应采取封存等暂时的保全方法。
2、妙用监督盘点。通知盘点时,查账人员要与被查单位有关人员商议盘点的分工,由查账人员提出盘点清单,交被查单位执行,同时静观其反映,对被查单位反映强烈或冷淡的盘点物资,查账人员应特别注意盘查监督;在监督盘点中发现异常的物资,而被查单位有意回避或转移视线的,应改为查账人员亲自盘点;对查账盘点后发现错假问题不大的物资,可中途交由被查单位盘点(改为监督盘点),监督盘点应有所侧重,对重要物资、容易出错的物资要严加监督,抽样复核,对一般物资可适当放宽。记住监督盘点的重点不仅仅监督物,还要监督人,不仅要视其结果,而且要分析其过程。
4、盘点的时间一般选择于上班前或下班后,这不仅对被查单位正常业务的影响最小,而且对形成检查工作结论最为有利,例如如果选择了上班时间实施盘点,经清点发现被查单位现金库中存放着大量现金,查账人员无法确定其是否为现金超限,因为被查单位存在着下班后解送银行的可能,因为发现时还不构成错误;但查账人员上班前或下班后查出其现金然库里“过夜”,现金超限的事实清楚,容易做出定性分析和定量分析的结论。
5、参加盘点的人选最好选配二人以上查账人员,至少一位被查单位财务部门(盘点现金)或仓库(盘点库存)保管部门的人员参加,但也不宜让被查单位派许多人介入。因为人多手杂,容易出现错误和混乱,参加盘点的人员不能完全听任被查单位指派,特别是不能让违法乱纪的嫌疑人参与;在亲自盘点中,盘点的分工应由查账人员决定,被查单位有关人员也可以适当参与协作。在监督盘点中,查账人员应清楚盘点的程序,并严格按照规定既定的程序执行,任何改变程序、减少工作环节的举动都要被查单位有关人员做出证明。
6、如遇到盘点日与被查单位结账日不一致,查账人员应对其进行调节,调节法经常使用于核对法和核实法之前,即先对一些不具可比性内容进行“修理”,使之同处于一个起点,具有基本可比性。一般需要调节的内容有:计量单位、指核内容、时间单位、计算方法、完工程度、价值价格。
7、区分对待固定资产盘点与存货(或其他流动资产)盘点。存货和固定资产具有不同性质,不同的核算和管理特点,具有不同错弊形式和表现,因此对其盘点检查也应体现出内容和形式的侧重。
存货盘点地点灵活,可于财务部门、生产部门、仓库等保管部门、销售部门和其他存货的存放地;而固定资产因为移动性差,对其盘点多于座落地或运转地。
存货的盘点主要是对其数量和价值的清查,而固定资产的盘点主要是对其品名、型号、规格、新旧程度、使用年限、运行状况等的核对。存货盘点主要采用清点、计量、盘查等方法,而固定资产盘点主要采用观察、询问、审阅等技术方法。